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ぼくと経済学と時々音楽

来年から経済学大学院に入院することが決まった人のブログ

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さあ、gmailに目覚めよう

新しい技術の導入なんて書くとだいそれているが、ITコンサルなんかも似たような状況に対処するのをお仕事にしているんじゃないだろうか?自分はサークル(学生団体)のメール・情報管理の仕事を担当しているんだけど次のような問題に直面している。


【導入した技術】yahoo mail ⇒ gmailへの乗り換え&各種フィルタリング・検索機能の敷衍

【導入先】所属する学生団体

【問題】フィルタリングに掛かる各種のルールが守られない






就活支援をしている学生団体なので団体のアドレスには企業や学生、内部資料など沢山のメールが寄せられる。当初何も考えずにyahooで始めてしまって煩雑になったのでgmailに乗り換えた。



多数のステークホルダー(送り主・対応先)×1アカウントに対して多数の使用者

ってのは思いのほかメールボックスが荒れます。情報共有と言う側面も担っているとなるとフィルタリングとラベルわけで整理しなくてはならない。

そこで最初にとった打ち手が以下3つ


  1. 件名のつけ方の統一:【誰が】【どのプロジェクトで】送ってきたかを明記しておくことで、後の検索で必要な情報が見つからないことを防ぐ。具体的には【送り主/プロジェクト名・イベント名/内容】にした。同時にコレを利用してフィルタもかけた。

  2. マニュアルの作成:ルールが増えた。口で説明しただけだとなし崩しになるので明文化した。

  3. 研修の実施:リテラシーの差が著しいので実際に全員に対してパソコンの前で使い方を説明した。





打ち手を受けての発生している問題の現状


  • 件名のつけ方が守られない&無題の送られる

  • フィルタリング、ラベル分けが成されない煩雑な受信トレイ








【複数人が使う単一アカウントっていう問題】

使っているのはなんてことないgmailなんだけど、これをサークルやら学生団体やらで複数人で使うってなると色々と
問題が起きてくるもんなんだなって思った。



ITリテラシーの差:人によって大きく能力が異なる(RSSiやigoogleを知らない人だって世の中にはいる)そのため研修を行ったが果たして効果があったのだろうか

モチベーションの差:業務をまじめにやろうというモチベーションもばらばら。ここら辺は情報処理班というよりトップのモチベートやマネジメントに関っていると思えど…

メールを見る時点の差:自分で自分のアカウントを使っている時は、既読のメールはすぐアーカイブしたらいい。だけど、複数人で一つのアカウントだと、どのタイミングでアーカイブすべきか難しい。





【どうしたら解決できるんだろうっていうもやもや】

『やる気がないから』では片付けたくないな。その仕組みを使うのが億劫な理由はなんなんだろうか?そこに仕組みがなし崩しにされている原因があると思うたぶん。なんで、やらないのと問い詰めるのは簡単だけど解決にはならないと思うんだよな~。



・まだ使い方がわからないから?

・必要に駆られてないから?(繁忙期でないのでメールがあまり来ないのでルールを守るインセンティブがない)

・やっぱり『まじめさ・熱心さ』っていうやる気の問題?




どうしたらこの仕組みを皆使ってくれるのだろうか。とりあえず、最近なし崩しになってきていますねーと一言投げかけてみたもののどの程度の効果があるものか。注意を喚起するだけで治るならそれにこしたことはありません。

効率的な方法をうまく根付かせるってのは人数が増えるほどに大変なものですね。

さてどうしたものか。
僕もこの問題で悩んでいます。
でも、上手く運用できたらすごく効率がアップすると思います。
[ 2010/01/25 23:27 ] [ 編集 ]
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